Muito se fala sobre a qualidade ser afetada pelo tempo de execução, mas pouco tem sido discutido sobre processos e ganhos de eficiência. Precisamos colocar nossos olhares sobre as raízes dos problemas que afetam a produtividade de um centro de diagnóstico por imagem. O gerenciamento de um serviço de radiologia é sim um desafio. Não são apenas laudos. Não são apenas equipamentos. São profissionais, equipes, pessoas e pacientes.

Otimizar processos é uma expressão explorada por inúmeras propagandas de consultorias, gestão e afins, não por acaso. Quantas vezes você já mapeou cada etapa e processo de execução dentro do centro de imagem onde você atua? Neste artigo, abordaremos um dos assuntos mais pesquisados em nosso blog: a redução do tempo na entrega dos laudos.

 

O primeiro contato

Primeiro contato - Reduzir o Tempo de Entrega de Laudos em um serviço de Radiologia Um paciente busca informação. Ele não sabe qual caminho vai percorrer ou o que ele precisa fazer. A recepção de um centro de imagem deve ter um procedimento padronizado de atendimento, de acordo com cada situação e tipo de paciente. Se o primeiro passo estiver errado, todo o processo estará comprometido.

Todas as informações e documentos essenciais para a realização do exame (questionários sobre quadro clínico e segurança tais como consentimento informado) devem ser colhidos de imediato, se possível até antes do paciente se apresentar ao centro de diagnóstico. Para centros de imagem intra-hospitalares ou centros de imagem que atendem pacientes de unidades de pronto atendimento, padrões de triagem como o  Protocolo Manchester são importantes para a classificação de risco e priorização do atendimento de pacientes com sintomatologia que indiquem a possibilidade de doenças que necessitem de tratamento mais célere, ou seja, os pacientes poderão ser atendidos de acordo com a urgência clínica de seu caso.

Definir políticas de atendimento para a equipe, estabelecendo um padrão de tratamento que todo paciente deve receber, é o próximo passo. A popular expressão: “a primeira impressão é a que fica” se encaixa perfeitamente nessa etapa. Ter uma equipe motivada e eficiente é imprescindível. A equipe deve estar alinhada quanto aos objetivos e valores do centro de imagem, caso contrário será como a tripulação de um navio que não sabe para onde está navegando: nenhum vento lhe será favorável. Invista tempo em reuniões individuais com os colaboradores e em dinâmicas, tal como o role playing, em que são feitas simulações (encenações) de atendimento com os colaboradores.

Para encaminharmos o paciente ao próximo passo, um sistema RIS/HIS permite organizar todas as informações do paciente, incluindo seus dados médicos de prontuário, agendamentos e histórico no serviço. 

 

O agendamento

agendamento exame - Reduzir o Tempo de Entrega de Laudos em um serviço de RadiologiaSe uma empresa utiliza processos obsoletos, seus resultados serão tão ultrapassados quanto. Por exemplo, a forma de organizar o agendamento pode ser simples e mais suscetível a erros, como uma agenda compartilhada do Google, ou pode ser um sistema central de informação radiológica para o gerenciamento completo de centros de imagem. Estamos falando dos modernos sistemas RIS/HIS disponíveis atualmente, com diversas funcionalidades que profissionalizam o fluxo de trabalho e facilitam o dia-a-dia, do agendamento até a disponibilização dos laudos dos exames. 

Com um sistema integrado, é possível encontrar o melhor horário para o paciente e para o centro de imagem, evitando períodos com excesso ou escassez de exames agendados. Padronizar o processo de agendamento e solicitar os documentos necessários, já nesta fase, possibilitam ao centro de diagnóstico fornecer ao paciente um número de protocolo e senha de acessos exclusivos para o portal do paciente através da internet, onde ele pode acessar os resultados e imagens de seus exames. Tais informações podem estar acessíveis também aos médicos solicitantes na tela de um computador.

Uma das dificuldades enfrentadas em um centro de diagnóstico é o não comparecimento dos pacientes sem aviso prévio. Uma das opções para reduzir esse problema é confirmar a presença pessoalmente com os pacientes, via telefone ou mensagem. Felizmente, hoje há soluções para otimizar esse procedimento através de softwares para agendamento de exames e confirmação de presença, com envio automatizado de mensagens SMS, WhatsApp ou e-mail. A recepção pode facilmente informar se o paciente confirmou presença, se já chegou e está aguardando, se não compareceu ou se já foi atendido, além de permitir que o paciente dê seu feedback pelo atendimento recebido.

Para concluir a fase de agendamento, cabe ainda ao serviço de radiologia disponibilizar orientações claras e minuciosas sobre o exame e sobre como o paciente deve se preparar antes do exame, tais como:

✓ explicação sobre o procedimento do exame e eventual necessidade de  uso do contraste;

✓ instruções sobre eventuais medicações que precisam ser suspensas antes do exame;

✓ instruções sobre a necessidade ou não de jejum, e sua duração;

✓ a possibilidade ou não de estar acompanhado de crianças;

✓ o horário de chegada e a duração estimada do exame;

✓ a necessidade de trazer consigo os documentos pessoais, pedidos médicos e exames anteriores;

✓ o vestuário recomendado e o contra-indicado para a realização do exame

A recepção

Recepção clínica - Reduzir o Tempo de Entrega de Laudos em um serviço de RadiologiaA recepção em um centro de diagnóstico tem grande impacto na percepção do paciente quanto à qualidade do atendimento recebido. Além da importância de recebê-los de forma educada e prestativa, é importante que isso seja feito de forma ágil. Assim, eles entram rapidamente na fila de pacientes que aguardam a realização dos exames enquanto são encaminhados a um local adequado  para troca de vestuário.

Caso o paciente ainda não tenha respondido aos questionários para coleta de dados clínicos, para verificação de segurança e preenchido o termo de consentimento, esse será um momento oportuno para tal.

O envio da fila de pacientes (a lista de trabalho) é feita de maneira automática em centros de imagem que possuem um sistema RIS/HIS integrado com um sistema PACS e com os equipamentos. Isso tudo automatiza o fluxo de trabalho e aumenta produtividade e eficiência, reduzindo o tempo desde a recepção até a realização do exame.

Quem é da área sabe que cada minuto de atraso pode ser o estopim para um início de confusão, causando um impacto negativo na satisfação dos pacientes e até no andamento da agenda. Por isso, novamente, ressaltamos a importância de ter um sistema para gerenciamento de agenda RIS/HIS atrelado a fluxos e processos de trabalho definidos e organizados.

Quanto à infraestrutura, todo o acolhimento (café, chá, bolacha e demais) segue recomendado como de praxe. A orientação fundamental é que o vestuário siga em uma sala próxima e logo após a recepção, garantindo um livre fluxo de pessoas e pacientes de acordo com cada exame e especificação, como já mencionado, tanto para aqueles que estão conduzindo-se para o exame quanto concluindo. 

 

A execução dos exames

execução de exames -Reduzir o Tempo de Entrega de Laudos em um serviço de RadiologiaTer bons equipamentos e uma equipe de técnicos de radiologia e/ou biomédicos bem qualificados é essencial para qualquer centro de radiologia. Entretanto, o que é ainda mais importante para que os exames sejam feitos de forma adequada e tenham qualquer utilidade diagnóstica, é que sejam utilizados os protocolos de aquisição de imagem adequados para cada doença que está sendo investigada. Isso é frequentemente esquecido por gestores de centros radiológicos, sendo um erro extremamente grave, que compromete toda a razão de ser de um centro radiológico, que é fazer diagnósticos e contribuir para a saúde dos pacientes. 

Há diversos protocolos possíveis para cada tipo de exame. Uma situação para exemplificar: um paciente que ainda não sabe que tem câncer faz uma tomografia computadorizada de abdome para pesquisar um tumor de pâncreas, mas o protocolo de exame utilizado não foi direcionado para essa investigação; dessa forma, o médico radiologista não conseguirá identificar o tumor nas imagens obtidas e tanto o paciente como o médico que pediu o exame terão uma falsa impressão de que não há tumor; resultado: o tratamento do paciente pode não ser realizado a tempo de ser curado.

Os diversos protocolos devem estar configurados e atualizados nos equipamentos. A equipe técnica deve ser composta por técnicos de radiologia e/ou biomédicos e ter competência e treinamento adequados para realizar os exames conforme preconizado. Deve-se definir protocolos institucionais para cada patologia e sintomatologia a ser investigada. Frequentemente é necessário solicitar a orientação a um médico radiologista sobre qual o protocolo mais adequado para o paciente em questão. 

Serviços de radiologia que não possuem protocolos bem estabelecidos (ou precisam atualizá-los) podem contar com serviço de assessoria da STAR Telerradiologia para:

✓ implantação local dos protocolos de exame atualizados de acordo com o estado da arte da literatura médica;

✓ otimização de protocolos para melhorar a qualidade das imagens, bem como reduzir o tempo de realização dos exames;

✓ treinamento para capacitação da equipe técnica  operação dos equipamentos e escolha dos protocolos mais adequados.

Além disso, a STAR Telerradiologia oferece gratuitamente a todos os seus clientes a possibilidade de contar com orientações em tempo real de médicos radiologistas sobre qual o protocolo mais indicado para cada situação e paciente, bem como para tirar eventuais dúvidas sobre uso de contraste e sobre segurança em ressonância magnética. Buscar continuamente a qualidade e a eficiência na execução dos exames é essencial para reduzir a taxa de reconvocação de pacientes, para aumentar a produtividade dos equipamentos, e para permitir que os exames sejam interpretados de forma mais assertiva.

A elaboração dos laudos médicos

Elaboração de laudos médicos - Reduzir o Tempo de Entrega de Laudos em um serviço de RadiologiaO resultado do exame, ou laudo médico, é o produto final de todo o trabalho realizado pelo centro de diagnóstico. O laudo radiológico é o relatório que contém as impressões e diagnósticos dos médicos radiologistas sobre o que eles observaram nas imagens dos exames. As poucas linhas de texto de um laudo estão embasadas em  múltiplos conhecimentos das diversas áreas da Medicina, adquiridos pelos médicos radiologistas na faculdade de Medicina, na residência médica em Radiologia e Diagnóstico por Imagem, em uma eventual especialização em alguma subárea da Radiologia, e também obtidos a partir de experiência pessoal no dia-a-dia de trabalho como médicos radiologistas; são necessários no mínimo 9 anos para tornar-se médico radiologista e até 11 anos para médicos radiologistas especializados em alguma subárea da Radiologia (por exemplo, neurorradiologia, radiologia musculoesquelética, radiologia torácica e outras) 

A Radiologia é uma das especialidades médicas que mais vem sofrendo mudanças e adaptações nos últimos tempos. Isso se dá, em grande parte, devido ao surgimento acelerado de novas tecnologias relacionadas a radiografia, ultrassonografia, tomografia computadorizada, ressonância magnética e também na área de Medicina Nuclear. 

O uso de sistemas que auxiliam na elaboração de laudos, como o RIS (Radiology Information System) e o PACS (Picture Archiving and Communication System), ajudam na gestão dos centros de imagem e na transcrição dos laudos, além de permitir o armazenamento, distribuição e visualização das imagens dos exames em ambiente digital. Há também outros benefícios complementares, tais como: a possibilidade agilidade ao de elaborar laudos por reconhecimento de voz (speech-to-text), integração das etapas do processo de emissão de laudos e permitir o acesso aos resultados dos exames via internet. 

O uso da telemedicina na Radiologia é conhecido como Telerradiologia. Os exames são realizados em serviços de Radiologia e enviados via internet para empresas para que sejam analisados por médicos radiologistas que não se encontram fisicamente no centro de diagnóstico onde foram realizados os exames. Assim, um médico que se encontra em outra localização (eventualmente em outra cidade, estado ou país) analisa e elabora os laudos médicos para exames de imagem, tais como tomografia computadorizada, ressonância magnética, radiografia, mamografia, densitometria óssea, PET, PET/CT, cintilografia e outros. Os laudos, então, são enviados de volta para os centros de imagem onde os exames foram realizados, e disponibilizados para os pacientes e médicos solicitantes.

Com a Telerradiologia, um serviço de Radiologia pode superar desafios como:

  • a escassez de profissionais em regiões afastadas das grandes metrópoles, tais como médicos radiologistas especializados;
  • a necessidade de complementação de equipes médicas locais através da contratação de empresa com médicos radiologistas subespecialistas;
  • a possibilidade de contar com segunda opinião de médicos radiologistas subespecialistas para exames complexos, quando há dúvida da equipe local na interpretação das imagens;
  • apoio para a equipe local em casos de acúmulo ou variações sazonais na quantidade de exames;
  • cobertura para férias, licenças e imprevistos da equipe local;
  • consultoria e assessoria para protocolos de exames, além da implantação e otimização de protocolos, e possibilidade de treinamento local da equipe técnica.

Há algum tempo atrás, havia certo preconceito em relação à Telerradiologia no Brasil, principalmente devido ao fato de que as primeiras empresas que começaram a atuar neste segmento apostarem no preço em detrimento da qualidade dos serviços prestados. Posteriormente, empresas como a STAR Telerradiologia foram constituídas para tentar mudar este panorama, posicionando-se como uma empresa séria e profissional, que se distingue das demais pela alta qualidade dos serviços oferecidos, ainda com preços acessíveis. A missão institucional da STAR é clara e ajuda a embasar quaisquer decisões dentro da empresa: “difundir uma Medicina Diagnóstica de qualidade a todo o país, pois todos os pacientes têm direito a um atendimento de saúde de alto padrão”.

A STAR conta com a melhor equipe do mercado, composta por radiologistas experientes e especializados nas diversas subáreas do Diagnóstico por Imagem e com participação ativa nos principais congressos de radiologia a nível nacional e internacional. 

O uso da Telerradiologia, neste caso, pode contribuir para maior rapidez na entrega dos laudos e maior assertividade no diagnóstico. Ademais, os centros de imagem acabam obtendo um efeito colateral desejável: a redução de seus custos operacionais com consequente aumento de sua lucratividade. 

A entrega dos resultados dos exames

Entrega dos resultados dos exames - Reduzir o Tempo de Entrega de Laudos em um serviço de RadiologiaO modo de entrega escolhido afeta os custos e a satisfação dos pacientes e médicos solicitantes.

Uma importante oportunidade de cortar custos e obter ganho em eficiência operacional é imprimir as imagens e laudos somente sob demanda, quando os pacientes chegam para buscá-los ou quando entram em contato para verificar se já estão prontos. É claro que, para que seja possível, é necessário ter uma equipe administrativa bem treinada e eficiente, com capacidade para imprimir e entregar as imagens e laudos de forma rápida, sem que os pacientes tenham que esperar tempo significativo para isso. 

Há muitos centros de imagem que tem optado por não entregar as imagens impressas junto com os laudos, preferindo oferecer em seu lugar um DVD com as imagens. Essa questão está longe de ser um consenso, pois em muitos locais, os médicos solicitantes ainda preferem receber as imagens impressas, podendo acarretar um prejuízo na percepção de qualidade. Além disso, vale a reflexão aqui de que, atualmente, a maior parte dos computadores já não conta com leitor de CD/DVD; trata-se de uma mídia obsoleta e substituída por drives USB (“pen drives”) e sistemas de troca de arquivos na nuvem. Ao invés do DVD, talvez entregar drives USB ou oferecer a possibilidade de acesso das imagens em um portal na nuvem seja uma opção melhor.

Uma tendência que está sendo cada vez mais adotada por serviços de radiologia são os portais de resultados de exames online. Esses sistemas possibilitam a redução de custos com impressão das imagens e laudos e o ganho de rapidez e eficiência no fluxo de entrega. O parênteses aqui fica por conta de que, mesmo oferecendo esse tipo facilidade, muitos pacientes ainda preferem comparecer aos centros de diagnóstico para buscar os laudos e imagens impressas. 

Os sistemas RIS/HIS mais robustos oferecem portais distintos para pacientes e médicos solicitantes. Os pacientes podem acessar o histórico de todos seus exames e resultados. Já os médicos solicitantes podem acessar os resultados de exames de todos os pacientes que encaminharam ao centro de diagnóstico. 

Conclusão 

Mudanças geralmente são acompanhadas de incertezas. Em geral, é difícil para um gestor perceber quando é o momento certo de fazer mudanças em seu negócio, e geralmente acaba-se perdendo o timing ideal. O problema é que atrasar para implementar melhorias, mantendo processos ultrapassados, pode gerar prejuízos significativos para um centro de imagem. 

Em qualquer área, é importante estar sempre atento às mudanças e novas tecnologias do setor, para sempre manter a sustentabilidade do modelo de negócios.

A STAR Telerradiologia disponibiliza a possibilidade de se fazer um teste gratuito, permitindo que hospitais e clínicas de Radiologia verifiquem por si mesmos a qualidade e profissionalismo dos serviços prestados sem custo algum. A STAR oferece serviço de laudos a distância 24h por dia, 7 dias por semana, 365 dias por ano, incluindo plantão noturno e em finais de semana, além de prestar gratuitamente o serviço de consultoria em tempo real sobre protocolos de exames, uso de contraste e segurança em RM a seus clientes. Oferece, ainda, a implementação de protocolos nos equipamentos e capacitação de equipe técnica in loco, permitindo ganhos de eficiência e qualidade na execução dos exames

Faça um teste gratuito com a STAR! Preencha seus dados no formulário abaixo e entraremos em contato para um bate papo.

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