A gestão eficiente de custos e de tomadas de decisões tem administrado importante espaço nos ambientes internos das empresas. Considerando-se que o mercado, em presente circunstância, não sustenta as passagens de custos com aumento excessivo, gestores têm se desdobrado para conter suas despesas. Ignorar o controle e a direção de operações financeiras de uma organização pode comprometer a sustentabilidade do negócio.

Isto posto, administradores de clínicas e hospitais podem encontrar, nesse artigo, orientações em dívidas em 7 tópicos para ajudar na redução de custos sem afetar a qualidade do serviço ou a relação com pacientes:

1- Gestão da equipe

Gestão de equipe radiologia - redução de custos Cuide bem de seus funcionários, que eles cuidarão bem de seus clientes e de seu negócio. Ao cuidar bem de seus funcionários e definir metas claras no trabalho, eles ficarão motivados. A motivação no trabalho está amarrada à produtividade, à competitividade, e inclusive à saúde financeira  de uma instituição. Aquelas que buscam se destacar diante da concorrência, devem buscar boas práticas de gestão para manter sempre uma equipe de colaboradores motivada.

Um gestor pode dar início às ações de motivação através de uma pesquisa de clima organizacional e engajamento. A pesquisa irá recolher a satisfação dos funcionários e indicar quais são os pontos que devem ser melhorados dentro da organização, na visão deles. É uma excelente maneira de demonstrar preocupação com o bem-estar dos colaboradores e interesse na execução de melhorias. Recomenda-se a aplicação da pesquisa periodicamente, para que se possa acompanhar a evolução do indicador e efetividade das ações implementadas entre uma pesquisa e outra. 

Abuse: utilize murais, e-mails e reuniões de alinhamento para fortalecer a comunicação interna da empresa. Esta é uma estratégia importante para divulgar oportunidades de crescimento, divulgação de metas, alinhamento de objetivos, entre outros. Tais práticas de comunicação ajudam a manter os propósitos da equipe muito bem alinhados e criam a percepção do indivíduo pertencer a um projeto maior.

A infraestrutura de trabalho também é importante. Com ambientes limpos, bem organizados e equipamentos em boas condições de uso, a mentalidade da equipe avança com a empresa. Um ambiente confortável associado a processos padronizados, não apenas agiliza e facilita o trabalho de um funcionário, como também o incentiva.

Contudo, só motivação não enche barriga. É também de suma importância conceder planos de incentivo e carreira a todos os níveis do organograma. Assim, os colaboradores tendem a ir além das expectativas, já que as oportunidades de crescimento e promoção são frequentes.

Remuneração variável – um exemplo simples, mas efetivo: a concessão de remuneração adicional  (bônus) aos responsáveis pela organização da agenda, de acordo com a taxa de cancelamento e de não comparecimento de pacientes. Ou seja, quanto mais a agenda for cumprida (com menos cancelamentos e não comparecimentos), maior será a remuneração desses profissionais. Assim, estarão mais propensos a usar ferramentas como lembretes (e-mails, telefones, whatsapp etc) de comunicação a pacientes. Praticamente todos os cargos de uma estrutura organizacional podem ter remuneração variável condicionada ao cumprimento de metas, desde que claramente definidas, comunicadas, e mensuráveis.

Com essas e outras medidas, é possível obter uma equipe profissional motivada a atender bem os pacientes e a executar exames no menor tempo possível e com qualidade. 

2- Sistemas de Informação

Sistema de informação RIS - Redução de custosRedução de custos não depende exclusivamente de  cortes de gastos. Neste artigo, orientamos o gestor a concentrar a sua ótica sobre o controle e direção das operações financeiras, observando um panorama para novas oportunidades de crescimento.

Implementar um sistema de gestão RIS (Radiology Information System), dentro de um centro de diagnóstico por imagem pode aumentar a produtividade, equalizar funções operacionais e padronizar processos, revertendo em maior precisão no planejamento financeiro com redução de retrabalho (redução de gastos desnecessários).

Não por acaso, é comum encontrar slogans para este tipo de sistema que abordam a gestão desde o agendamento e realização de exames até a entrega de resultados. Com a automatização do fluxo de trabalho, o RIS traz soluções completas para todas as etapas da prestação de serviços radiológicos, tais como: agendamento, recepção, atendimento, execução do exame, laudo e entrega de resultado ao paciente. 

O sistema pode proporcionar mais agilidade à recepção com o escaneamento de guias de exames e, em alguns casos, autorizar cada um diretamente na operadora. Os responsáveis pelo atendimento telefônico também encontram benefícios com o sistema que, durante o agendamento, podem consultar todos os tipos de exame e cruzar as informações do paciente, o que faz com que o sistema sugira automaticamente os horários disponíveis assim como a prioridade de cada exame.

Ainda ligado ao atendimento, um RIS pode gerar estatísticas importantes através de questionamentos acerca de um cancelamento técnico. Isso corrobora à justificativa ao paciente, que poderá entender com mais clareza os motivos sem ter sua relação prejudicada com o hospital ou clínica. E se a ordem vier do lado contrário, o sistema levanta informações do cancelamento pelo paciente, inclusive motivos e quais tipos de exames não estão sendo realizados. Assim, um gestor pode ainda descobrir se o exame não foi realizado pela disponibilidade, por exemplo, e se reestruturar para atender o tipo específico ou ainda complementar a sua equipe de médicos radiologistas. Alguns sistemas RIS possuem também lembretes e confirmações de agendamento através de plataformas sociais, como o WhatsApp ou SMS, melhorando então a taxa de não comparecimento.

Para findar o tópico com chave de ouro, o sistema RIS pode estar ainda integrado a um portal online (portal de paciente e portal de médico solicitante) de publicação de laudos e imagens médicas. Disponibilizando assim os resultados do exame para o próprio paciente como para o médico solicitante. O ganho quanto a tempo e material para a recepção é perceptível, neste caso, pois a tecnologia sugere a redução de impressões de laudos e imagens médicas  e a redução de gravações de mídias de CD/DVD.

Os portais de  paciente e médico solicitante conferem também uma ótima ferramenta de fidelização de pacientes e médicos solicitantes, já que todos os resultados ficam armazenados no mesmo local.

3- Controle de Estoque

controle de estoque clinicaPara aproveitar (e acrescentar) o tópico anterior, um administrador de um centro de diagnóstico por imagem deve ter o controle de materiais e entender quais setores geram mais gastos através de um sistema financeiro, como o próprio RIS. Possuir os itens necessários para o funcionamento da clínica ou hospital é essencial. Mas isso não é suficiente. Manter o controle e a organização de onde os materiais serão armazenados também é fundamental.

Identificar os locais de armazenamento dos itens de forma padronizada e de fácil visualização é uma ótima dica para facilitar a logística do seu estoque. Além disso, insumos perecíveis utilizados para realização de exames, como contraste, precisam de atenção quanto a data de vencimento. Organizá-los com os de vencimento mais próximo à frente garante que não haja desperdício de produtos. 

Recomendamos a utilização dos conceitos do 5S para organizar seu centro de diagnóstico. A metodologia 5S surgiu na indústria japonesa, durante a reconstrução pós-guerra, e compreende os seguintes pilares: (1) senso de utilização, (2) senso de organização, (3) senso de limpeza, (4) senso de padronização e (5) senso de disciplina. Garantimos que você não se arrependerá.

Outro ponto importante é conhecer a demanda, garantindo, assim, uma compra mais exata em relação às necessidades, sem gerar excesso ou falta de material.

4- Manutenção de equipamentos 

manutenção raio xA manutenção de equipamentos de diagnóstico por imagem em hospitais e clínicas é um dos fatores críticos de sucesso na prestação dos serviços. Além de impactar na excelência do atendimento aos pacientes, ela possui alta influência no sucesso financeiro. 

O que é importante dentro da manutenção é a cobertura, ou seja, que tipo de contrato que você tem com o fornecedor. O recomendado é que seus contratos sejam direcionados para você ter os equipamentos funcionando o maior tempo possível. Veja aqui a entrevista que a STAR fez com o Engenheiro José Eduardo Lopes da Silva, Diretor de Engenharia Clínica e Infraestrutura do Instituto do Câncer do Estado de São Paulo e responsável pela manutenção dos equipamentos do Hospital das Clínicas da USP de São Paulo.

Outro fator se dá à utilização dos equipamentos. É de vital importância que todos os usuários dos equipamentos sejam devidamente treinados. Todos que operam os equipamentos devem receber treinamento e qualificação para usá-los corretamente. Normalmente, 40% dos chamados de manutenção estão relacionados ao mal uso do equipamento pelo operador.

Checklists! Recomenda-se a utilização de checklists para todas as tarefas que de manutenção preventiva e preditiva. Tarefas corriqueiras que se não controladas podem deixar de ser realizadas. Por exemplo:  checklist diário de verificação para saber se a mesa está posicionada, checklist para verificar se os indicadores dos leds estão funcionando, checklist para verificar se não está faltando água gelada no compressor da ressonância magnética, etc. Checklists são uma ferramenta simples e poderosa para cuidados básicos para os equipamentos.

Além do centro de diagnóstico por imagem ter um bom contrato de manutenção, treinamento do pessoal de operação e checklists de operação diária de itens de usuário, é preciso cuidar do ambiente e das utilidades. Ou seja, não adianta ter um equipamento muito bom se a energia elétrica que a clínica ou hospital recebem é instável. Se a temperatura e o ar condicionado onde o equipamento opera são inadequados, isso também pode impactar na falha do equipamento e gerar ainda mais custos para o centro de diagnóstico por imagem.

Após a realização de uma manutenção corretiva (imprevista, quando o equipamento para de funcionar), é necessário fazer um levantamento dos principais reparos demandados por tecnologia. Esse diagnóstico serve como base para a tomada de decisão gerencial. Um equipamento que necessita de reparos constantemente, conforme histórico levantado, deve ser analisado com maior cuidado, para compreender a eficácia da manutenção ou a qualidade do fabricante e até mesmo avaliar a troca do mesmo por um novo ou em melhores condições.

Boas práticas de manutenção: priorize manutenção preditiva sobre a manutenção preventiva, e manutenção preventiva sobre manutenção corretiva. Informe-se sobre o assunto.

5- Protocolos de Exame

protocolo de exame radiologicoPara emitir laudos de qualidade sem desperdícios financeiros, um centro de diagnóstico precisa mais do que bons equipamentos e uma equipe médica qualificada. É preciso que os equipamentos estejam com protocolos de exames atualizados e que sua equipe técnica esteja preparada para operá-los com a máxima eficiência. 

Em centros de diagnóstico por imagem, poucos gestores sabem que, com protocolos otimizados, é possível melhorar a qualidade das imagens, bem como reduzir o tempo de realização dos exames. Isso significa não só mais assertividade dos laudos e maior produtividade dos equipamentos, mas também resulta em maior disponibilidade da clínica ou hospital para atendimento de novos exames.

Em algumas situações, determinados protocolos são mais indicados do que os outros, dependendo da doença que se está investigando (hipótese diagnóstica indicada no pedido médico) Adotar um padrão para o protocolo correto significa um melhor atendimento ao paciente e ao médico responsável pelo paciente. Com a padronização dos protocolos, é possível ainda melhorar a captação das imagens. Isso impacta em laudos emitidos com mais precisão e redução no número de reconvocação de pacientes e, consequentemente, menor custo.

Por isso, capacitar a equipe técnica em protocolos de exames e operação dos equipamentos pode reduzir os custos de manutenção e aumentar a qualidade na realização dos exames. Centros de diagnóstico por imagem que ainda não possuem protocolos estabelecidos podem contar com serviço de assessoria da STAR Telerradiologia para definição e implantação dos protocolos mais atualizados, incluindo o treinamento da equipe.

6- Troque custos fixos por variáveis com a Telerradiologia

redução de custos com telerradiologiaO uso da telemedicina na radiologia é eficaz para redução de custos em um centro de diagnóstico, pois pode suprir a necessidade de contratação de novos médicos radiologistas locais. O processo, neste caso, é conhecido como telerradiologia. Os exames são realizados no centro de imagem e enviados para empresa terceira através da internet para análise por médicos radiologistas que não se encontram fisicamente no centro de diagnóstico de realização do exame. Assim, um médico que se encontra em outra localização (por vezes, cidades e estados), analisa e elabora os laudos para exames de imagem, tais como tomografia, ressonância, raio-x, mamografia, densitometria óssea, PET e outros. Os laudos, então, são enviados para os centros de imagem e disponibilizados para os pacientes e médicos solicitantes.

Com o auxílio da STAR Telerradiologia, é possível ter acesso à telerradiologia e obter laudos a distância de forma remota, recebendo conhecimento especializado de médicos radiologistas especialistas para médicos solicitantes e pacientes em outras cidades. Os prazos de entrega dos laudos variam de empresa para empresa. Na STAR, eles podem chegar a menos de 2 horas em casos de urgência, incluindo em plantões noturnos e finais de semana. Isso desafoga o trabalho dos profissionais do centro de diagnóstico por imagem, agilizando os processos e reduzindo custos internos com pessoal. Com o atendimento fluindo melhor, a capacidade e a demanda do serviço de imagem aumentam, assim como a lucratividade.

Outro aspecto é que a contratação de um novo profissional em uma clínica ou hospital implica no pagamento de impostos e de um salário compatível com a média do mercado para a função. Nem precisamos dizer que, quanto mais qualificações um profissional tiver, mais caro ele será. Além disso, os contratados têm direito a férias, décimo terceiro e, por melhor que seja, o gestor ainda pode ficar sujeito a processos e ações trabalhistas. A terceirização o isenta de todos esses compromissos, reduzindo os custos, e ainda oferece um serviço de altíssima qualidade.

Com o serviço de laudos a distância, há redução considerável em todos os custos, uma vez que só há o pagamento pelos laudos emitidos, conforme a demanda de pacientes do dia. Isso nos leva a considerar, inclusive, o plantão da uma clínica ou hospital. O serviço de telerradiologia da STAR disponibiliza a emissão de laudo a distância 24 horas por dia, 7 dias por semana, incluindo feriados, possibilitando a terceirização da radiologia total no período no noturno, finais de semana e feriados. O que convém a um gestor analisar, de acordo com a demanda, a contratação de um médico radiologista local para: plantão, cobertura de férias e cobertura de variações esporádicas no volume de exames.

7- Redução  da glosa médica

redução de glosas medicasA glosa médica é um termo bem conhecido pelos gestores e administradores de clínicas e hospitais, sendo definida pela recusa de pagamento, por parte das operadoras de saúde, de medicamentos, procedimentos e outros gastos provenientes do paciente para o prestador de serviço.

Sabendo da rotina estressante dos profissionais que atuam nos serviços de saúde, cabe ao gestor elaborar estratégias que reduzam o preenchimento incorreto e/ou incompleto dos documentos relacionados à assistência — que são as principais causas das glosas.

A partir de um contínuo trabalho de educação interna que reforce, com a equipe assistencial, a importância do correto e completo registro, é possível evitar alguns erros comuns. Um simples esquecimento do carimbo ou um pequeno erro de preenchimento devido a uma desatenção ao realizar as atividades administrativas por parte dos médicos, por exemplo, pode causar um grande transtorno na hora do acerto de contas entre prestadores e convênios.

Porém, de nada adianta ensinar a equipe se ela não possuir instrumentos que permitam agir com maior correção dentro das condições de trabalho dos serviços de saúde. É necessário que as clínicas e hospitais invistam em melhores meios, como já foi falado neste artigo (sobre o RIS, por exemplo), a fim de que os profissionais possam realizar com qualidade não só a assistência direta, mas também os registros pertinentes.

O acúmulo de glosas representa a ausência de pagamentos de procedimentos já realizados, ou seja, o não recebimento por um gasto que o prestador já obteve, sendo um grande custo para a instituição. Portanto, o investimento na auditoria interna representa também uma redução de custos no que diz respeito a todo o planejamento financeiro da empresa. Além disso, o setor é capaz de desenvolver um mecanismo de feedback para toda a equipe, proporcionando a educação continuada e concretizando, assim, um contínuo trabalho de redução de glosas médicas.

Conclusão

Mudanças geralmente são acompanhadas de incertezas. Não é necessário ser um expert para saber que o maior prejuízo de uma empresa está na dúvida e incapacidade de ação no tempo certo. Ela alimenta processos ultrapassados e priva resultados maiores. Em todas etapas abordadas acima, é importante ter em mente que sem mudança não há melhoria.

Tente recorrer a empresas que disponibilizam testes gratuitos como a STAR Telerradiologia. Geralmente, essas empresas adotam uma conduta de parceria focada no sucesso do cliente e, quando ele menos espera, já está recomendando-a para amigos profissionais da área.

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